Quản lý thời gian dự án

Book PMBOK 5 chính thức được Viện Quản Lý Dự Án PMI ban hành vào tháng 1 năm 2013 và chính thức áp dụng cho các kỳ thi chứng chỉ quản lý dự án chuyên nghiệp PMP® từ tháng 8 năm 2013.

Quản lý thời gian dự án gồm 7 quy trình:

1. Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management)
2. Định nghĩa hoạt động (Define Activities)
3. Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities)
4. Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources)
5. Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations)
6. Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule)
7. Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule)

1.     Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management): là quy trình thành lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực thi và kiểm soát lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng để quản lý lịch trình trong suốt dự án.

2.     Định nghĩa hoạt động (Define Activities): là quy trình xác định và lập tài liệu cho các hoạt động cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm bàn giao. Lợi ích của quy trình này là chia nhỏ các gói công việc trong WBS (một thành phần của đường cơ sở phạm vi – scope baseline) thành các hoạt động để làm cơ sở cho việc ước lượng, tạo lịch trình, thực thi, kiểm tra và giám sát công việc dự án.

3.     Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities): là quy trình xác định và lập tài liệu các quan hệ giữa các hoạt động. Lợi ích của quy trình này là xác định mối quan hệ luận lý giữa các công việc để đạt được hiệu suất cao nhất trong các ràng buộc của dự án.

4.     Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources): là quy trình ước lượng loại và số lượng vật liệu, nhân lực, thiết bị, hay các nguồn cung cấp cần thiết để thực thi hoạt động. Lợi ích của quy trình này là xác định được loại, số lượng, và đặc thù của nguồn lực cần có để hoàn thành hoạt động với chi phí chính xác và thời gian đã dự tính.

5.     Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations): là quy trình ước lượng thời gian cần để hoàn thành các hoạt động với nguồn lực đã dự tính. Lợi ích của quy trình này là cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động và là đầu vào chính của quy trình tiếp theo.

6.     Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule): là quy trình của việc phân tích thứ tự, thời gian, nguồn lực và ràng buộc của các hoạt động để tạo ra lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này tạo ra đường cơ sở lịch trình dự án (schedule baseline) hoàn chỉnh với ngày kết thúc dự tính cụ thể.

7.     Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule): là quy trình của việc giám sát trạng thài của các hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến độ dự án và quản lý các thay đổi liên quan đến đường cơ sở lịch trình dự án (schedule baseline). Lợi ích của quy trình này là nhận diện các sai biệt so với kế hoạch và đưa ra hành động sửa sai và ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro dự án trượt kế hoạch.