Dự án là định hướng để tiến tới một kết quả mới, một doanh nghiệp tốt thì phải quản lý dự án giỏi. Quản trị dự án chuyên nghiệp ngày càng trở nên cấp thiết và cần thiết phải có một chuẩn mực. Viện Quản lý dự án viết tắt là PMI - một tổ chức chuyên nghiệp phi lợi nhuận đã nghiên cứu, tổng hợp và phát triển bộ quản lý dự án tiên tiến nhất gọi tắt là PMBOK. Phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn này là PMBOK5 chính thức được Viện Quản Lý Dự Án PMI ban hành vào tháng 1 năm 2013.
Trong khuôn khổ bài viết này xin giới thiệu cấu trúc cơ bản của bộ PMBOK5 làm cơ sở cho các tìm hiểu sâu hơn sau này.
I. Các khái niệm cơ bản
1. Dự án: Theo PMBOK 5th thì Dự án là một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất. Theo cách định nghĩa này hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính:
- Nỗ lực tạm thời: Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu
- Sản phẩm ( dịch vụ ) là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác
Tóm lại: Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về mặt phạm vi, thời gian và ngân sách
2. Quản lý dự án: Là một quá trình hoạch định P-D-C-A
- Planing Lập kế hoạch
- Organizing (tổ chức)
- Leading/ Directing (Lãnh đạo)
- Controling kiểm tra
II. Nội dung cơ bản của phiên bản PMBOK 5th
Theo phiên bản PMBOK 5th thì công việc Quản lý có 5 nhóm qui trình sau, tương ứng với 10 lĩnh vực kiến thức và 47 qui trình cùng 517 đầu vào, đầu ra và các công cụ để triển khai.
II.1. Năm nhóm qui trình trong PMBOK5 là:
1. Iniating Process Group - Nhóm thiết lập
2. Planning Process Group - Nhóm lập kế hoạch
3. Excuting Process Group - Nhóm thực thi
4. Monitoring & Controling Process - Nhóm kiểm soát
5. Closing Process Group - Nhóm kết thúc:
II.2 Mười lĩnh vực kiến thức và 47 qui trình con
5 nhóm QT này tương ứng với 10 lĩnh vực kiến thức và 47 qui trình con để đáp ứng yêu cầu quản trị mọi lĩnh vực của dự án theo cách tiếp cận PDCA (Plan – Do – Check – Action)
II.2.1 Quản lý tích hợp dự án ( Project Integration Management )
1.Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter):Karofi
2.Xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan):
3.Chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work):
4.Theo dõi và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work):
5.Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control):
6.Kết thúc dự án hay giai đoạn (Close Project or Phase):
II.2.2 Quản lý phạm vi dự án gồm 6 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý yêu cầu (Plan Scope Management)
2.Thu thập yêu cầu (Collect Requirement)
3.Định nghĩa phạm vi (Define Scope)
4.Tạo cấu trúc phân rã công việc – Create Works Breakdown Structure (WBS)
5.Kiểm tra phạm vi (Validate Scope)
6.Kiểm soát phạm vi (Control Scope)
II.2.3 Quản lý thời gian dự án gồm 7 quy trình
1.Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management)
2.Định nghĩa hoạt động (Define Activities)
3.Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities)
4.Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources)
5.Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations)
6.Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule)
7.Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule)
II.2.4 Quản lý chi phí dự án gồm 4 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management)
2.Ước lượng chi phí (Estimate Cost)
3.Xác định ngân sách dự án (Determine Budget)máy lọc nước biển
4.Kiểm soát chi phí dự án (Control Costs)
II.2.5 Quản lý chất lượng dự án gồm 3 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý chất lượng (Plan Quality Management)
2.Thực hiện đảm bảo chất lượng (Perform Quality Assurance)
3.Kiểm soát chất lượng (Control Quality)
II.2.6 Quản lý giao tiếp dự án gồm 3 qui trình
1.Lập kế hoạch quản lý giao tiếp (Plan Communications Management)
2.Quản lý giao tiếp (Manage Communications)
3.Kiểm soát giao tiếp (Control Communications)
II.2.7 Quản lý rủi ro dự án gồm 6 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý rủi ro (Plan Risk Management)
2.Xác định rủi ro (Identify Risk)
3.Phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis)
4.Phân tích định lượng rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis)
5.Lập kế hoạch phản ứng rủi ro (Plan Risk Response)
6.Kiểm soát rủi ro (Control Risks)
II.2.8 Quản lý nhân sự dự án gồm 4 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý nhân sự (Plan Human Resosurce Management)
2.Thành lập đội dự án (Acquire Project Team)
3.Phát triển đội dự án (Develop Project Team)
4.Quản lý đội dự án (Manage Project Team)
II.2.9 Quản lý mua sắm dự án gồm 4 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý mua sắm (Plan Procurements Management)
2.Thực hiện mua sắm (Conduct Procurements)
3.Kiểm soát mua sắm (Control Procurements)
4.Kết thúc mua sắm (Close Procurements Costs)
II.2.10 Quản lý các bên liên quan trong dự án
1.Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders)
2.Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan (Plan Stakeholder Management)
3.Quản lý sự can dự của các bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement)
4.Kiểm soát sự can dự của các bên liên quan (Control Stakeholder Engagement)
Có thể thấy hầu hết các lĩnh vực kiến thức nêu trên và các nhóm qui trình đã bao trùm gần như toàn bộ các khía cạnh của Quản lý nói chung. Vì thế nhà quản lý dự án đòi hỏi phải có kỹ năng tổng hợp và kinh nghiệm xuất chúng để có thể đảm đương các công việc phức tạp và biến động để đảm bảo các mục tiêu của dự án đã được nhà đầu tư mong muốn. Vì thế ngoài sự nhiệt huyết chúng ta cần phải trau dồi kiến thức nhiều hơn nữa để có thể hoàn thành tốt mục tiêu của các dự án mà ban lãnh đạo công ty giao.
Old portal
Trong khuôn khổ bài viết này xin giới thiệu cấu trúc cơ bản của bộ PMBOK5 làm cơ sở cho các tìm hiểu sâu hơn sau này.
I. Các khái niệm cơ bản
1. Dự án: Theo PMBOK 5th thì Dự án là một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất. Theo cách định nghĩa này hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính:
- Nỗ lực tạm thời: Mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu
- Sản phẩm ( dịch vụ ) là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác
Tóm lại: Dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về mặt phạm vi, thời gian và ngân sách
2. Quản lý dự án: Là một quá trình hoạch định P-D-C-A
- Planing Lập kế hoạch
- Organizing (tổ chức)
- Leading/ Directing (Lãnh đạo)
- Controling kiểm tra
II. Nội dung cơ bản của phiên bản PMBOK 5th
Theo phiên bản PMBOK 5th thì công việc Quản lý có 5 nhóm qui trình sau, tương ứng với 10 lĩnh vực kiến thức và 47 qui trình cùng 517 đầu vào, đầu ra và các công cụ để triển khai.
II.1. Năm nhóm qui trình trong PMBOK5 là:
1. Iniating Process Group - Nhóm thiết lập
2. Planning Process Group - Nhóm lập kế hoạch
3. Excuting Process Group - Nhóm thực thi
4. Monitoring & Controling Process - Nhóm kiểm soát
5. Closing Process Group - Nhóm kết thúc:
II.2 Mười lĩnh vực kiến thức và 47 qui trình con
5 nhóm QT này tương ứng với 10 lĩnh vực kiến thức và 47 qui trình con để đáp ứng yêu cầu quản trị mọi lĩnh vực của dự án theo cách tiếp cận PDCA (Plan – Do – Check – Action)
II.2.1 Quản lý tích hợp dự án ( Project Integration Management )
1.Xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter):Karofi
2.Xây dựng kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan):
3.Chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work):
4.Theo dõi và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work):
5.Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control):
6.Kết thúc dự án hay giai đoạn (Close Project or Phase):
II.2.2 Quản lý phạm vi dự án gồm 6 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý yêu cầu (Plan Scope Management)
2.Thu thập yêu cầu (Collect Requirement)
3.Định nghĩa phạm vi (Define Scope)
4.Tạo cấu trúc phân rã công việc – Create Works Breakdown Structure (WBS)
5.Kiểm tra phạm vi (Validate Scope)
6.Kiểm soát phạm vi (Control Scope)
II.2.3 Quản lý thời gian dự án gồm 7 quy trình
1.Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management)
2.Định nghĩa hoạt động (Define Activities)
3.Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities)
4.Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources)
5.Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations)
6.Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule)
7.Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule)
II.2.4 Quản lý chi phí dự án gồm 4 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management)
2.Ước lượng chi phí (Estimate Cost)
3.Xác định ngân sách dự án (Determine Budget)máy lọc nước biển
4.Kiểm soát chi phí dự án (Control Costs)
II.2.5 Quản lý chất lượng dự án gồm 3 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý chất lượng (Plan Quality Management)
2.Thực hiện đảm bảo chất lượng (Perform Quality Assurance)
3.Kiểm soát chất lượng (Control Quality)
II.2.6 Quản lý giao tiếp dự án gồm 3 qui trình
1.Lập kế hoạch quản lý giao tiếp (Plan Communications Management)
2.Quản lý giao tiếp (Manage Communications)
3.Kiểm soát giao tiếp (Control Communications)
II.2.7 Quản lý rủi ro dự án gồm 6 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý rủi ro (Plan Risk Management)
2.Xác định rủi ro (Identify Risk)
3.Phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis)
4.Phân tích định lượng rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis)
5.Lập kế hoạch phản ứng rủi ro (Plan Risk Response)
6.Kiểm soát rủi ro (Control Risks)
II.2.8 Quản lý nhân sự dự án gồm 4 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý nhân sự (Plan Human Resosurce Management)
2.Thành lập đội dự án (Acquire Project Team)
3.Phát triển đội dự án (Develop Project Team)
4.Quản lý đội dự án (Manage Project Team)
II.2.9 Quản lý mua sắm dự án gồm 4 quy trình:
1.Lập kế hoạch quản lý mua sắm (Plan Procurements Management)
2.Thực hiện mua sắm (Conduct Procurements)
3.Kiểm soát mua sắm (Control Procurements)
4.Kết thúc mua sắm (Close Procurements Costs)
II.2.10 Quản lý các bên liên quan trong dự án
1.Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders)
2.Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan (Plan Stakeholder Management)
3.Quản lý sự can dự của các bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement)
4.Kiểm soát sự can dự của các bên liên quan (Control Stakeholder Engagement)
Có thể thấy hầu hết các lĩnh vực kiến thức nêu trên và các nhóm qui trình đã bao trùm gần như toàn bộ các khía cạnh của Quản lý nói chung. Vì thế nhà quản lý dự án đòi hỏi phải có kỹ năng tổng hợp và kinh nghiệm xuất chúng để có thể đảm đương các công việc phức tạp và biến động để đảm bảo các mục tiêu của dự án đã được nhà đầu tư mong muốn. Vì thế ngoài sự nhiệt huyết chúng ta cần phải trau dồi kiến thức nhiều hơn nữa để có thể hoàn thành tốt mục tiêu của các dự án mà ban lãnh đạo công ty giao.
Knowledge
|
Project Management Process Groups
| ||||
Initiating
|
Planning
|
Executing
|
Monitoring - C
|
Closing
| |
4.Intergration (6)
| |||||
5. Scope ()
| |||||
6. Time ()
| |||||
7. Cost()
| |||||
8. Quality()
| |||||
9. Human resouce()
| |||||
10.Communication()
| |||||
11. Risk
| |||||
12. Procurement
| |||||
13. Stakeholder
| |||||
